Extra budget werven lijkt een hele opgave. Maar als je goed voorbereid bent, goed samenwerkt en het gestructureerd aanpakt, kun je zeker succes behalen. Er zijn meer financiers die willen bijdragen dan je misschien denkt – maar je moet hen eerst weten te overtuigen. Daarvoor is het van belang dat je met een goed verhaal komt. Een verhaal dat inspirerend, goed onderbouwd en realistisch is. Zo kweek je enthousiasme bij potentiële gevers en vertrouwen in het plan en de organisatie ervan.

Maar hoe kun je succesvol fondsen werven? In vijf stappen leggen we het proces van fondsenwerving uit:

1. Schrijf een projectplan
2. Maak een begroting
3. Op zoek naar financieringsbronnen
4. Maak een dekkingsplan
5. Aan de slag!

Hieronder worden de stappen verder uitgelegd. Samen vormen ze een praktische handleiding voor het realiseren van culturele of educatieve projecten. Ze begeleiden je van idee tot uitvoering, met telkens oog voor inhoud, financiering, samenwerking en impact.

Stap 1: het opstellen van een projectplan

Het begint met het opstellen van een overtuigend en helder projectplan, waarin je nauwkeurig omschrijft wat je doel is, welke activiteiten plaatsvinden, wie erbij betrokken zijn en wat het verwachte resultaat is. Je plan moet concreet en realistisch zijn en afgestemd zijn met de doelgroep. De kern van je plan vormt de ‘Case for Support’: een wervend verhaal waarmee je laat zien waarom jouw initiatief ertoe doet. 

Stap 2: het maken van een begroting 

Daarna volgt het financieel vertalen van je plan in een begroting. Hierin breng je alle kosten nauwkeurig in kaart: van personele inzet en materialen tot communicatie en organisatie. Ook kijk je wat je als organisatie zelf kunt bijdragen, zowel financieel als in natura. Op basis hiervan bepaal je hoeveel aanvullende middelen nodig zijn.

Stap 3: het verkennen van financieringsbronnen

Stap 3 richt zich op het verkennen van financieringsbronnen. Dit gaat van overheidssubsidies en vermogensfondsen tot crowdfunding en sponsoring. We leggen uit hoe je subsidies bij overheidsinstanties kunt aanvragen, welke fondsen relevant zijn, en hoe je draagvlak kunt creëren bij particulieren en lokale ondernemers.

Stap 4: de uitwerking van een dekkingsplan

In Stap 4 werk je dit alles uit tot een dekkingsplan: een overzicht van alle verwachte inkomstenbronnen waarmee je de begroting sluitend maakt. Het laat financiers zien:

• dat het project waardevol is en draagvlak heeft onder verschillende stakeholders;
• hoe hun bijdrage zich verhoudt tot andere inkomstenbronnen;
• hoe hun bijdrage het verschil kan maken.

Stap 5: het uitvoeren van je plan

Tot slot leer je in Stap 5 hoe je fondsenwerving in de praktijk brengt. Je leest hoe je een aanvraag opstelt voor een fonds, een sponsor benadert of een crowdfundingcampagne opzet. Daarbij is het belangrijk dat je relevante relaties zorgvuldig opbouwt, een overtuigend verhaal kunt overbrengen en op tijd start met de voorbereidingen. We benadrukken hoe essentieel het is om na een donatie terug te koppelen: een fonds of sponsor is een partner, geen pinautomaat!

Goede voorbeelden

Wil je weten hoe anderen dat gedaan hebben? Laat je inspireren door vijf voorbeelden van bedrijven die bijdragen aan cultuuronderwijs voor kinderen en jongeren:

Donatiebox: Geef creativiteit cadeau

Wil je zelf aan de slag met het werven van particuliere donaties? Omdat je binnenkort jarig bent of je een jubileum te vieren hebt? Bestel de gratis donatiebox van Méér Muziek in de Klas! Met jouw bijdrage zorgen wij ervoor dat nog meer kinderen (structureel) cultuuronderwijs krijgen!